De stembriefjes bewaren voor de rechter

Het kan handig zijn om bij omstreden besluiten zeer grondig bewijs te bewaren van de stemming en de uitslag. Ook als de uitslag 50 stemmen voor en 9 stemmen is, zoals hier.

“[De vereniging] heeft de presentielijst, de machtigingsformulieren, de ingevulde stembriefjes en verklaringen van de drie leden van de telcommissie overgelegd (producties 7 t/m 9 van de vereniging [dat wil zeggen: als bewijs).

Mogelijk gaat het om kopieën van de stembriefjes, dat weet ik niet zeker.

Voor erg grote verenigingen met een groot budget kan het handig zijn om een notaris de ALV te laten bijwonen en een proces verbaal van de vergadering te laten opmaken. Maar voor andere verenigingen lijkt me dit wel de meest degelijke manier: een telcommissie van drie leden, en bewaren van de presentielijst, de volmachten en de getelde stembriefjes.

Rechtbank Rotterdam 17 september 2024, ECLI:NL:RBROT:2024:9241

Is het bekrachtigingsbesluit van de ALV nietig of vernietigbaar?

4.7.

[eiseressen] hebben op de voet van artikel 8 lid 6 van de statuten bij de ALV beroep ingesteld tegen de ontzettingsbesluiten. Op de ALV van 15 juli 2024 is het beroep van [eiseressen] besproken en heeft er een stemming van de leden plaatsgevonden. Het resultaat was dat de ontzettingsbesluiten door de ALV zijn bekrachtigd. [eiseressen] stellen echter dat het bekrachtigingsbesluit nietig dan wel vernietigbaar is vanwege de onrecht- althans onregelmatige gang van zaken rondom de stemprocedure tijdens de vergadering. Zij wijzen op verschillende punten die volgens hen niet deugen. De vereniging heeft daar gemotiveerd verweer tegen gevoerd. Geoordeeld wordt als volgt.

4.8.

[eiseressen] voeren aan dat het bestuur van tevoren en zonder overleg al een telcommissie had aangewezen. Anders dan zij menen, is die handelwijze niet onrechtmatig en raakt die evenmin de geldigheid van de stemming. Het bestuur is op grond van artikel 11 van de statuten bevoegd om tijdelijke commissies in te stellen en op te heffen. De vereniging heeft, onder overlegging van verklaringen van een voormalig voorzitter en leden (haar producties 10 en 11), verklaard dat het vooraf instellen van een telcommissie sinds jaar en dag de gebruikelijke gang van zaken is als er wordt gestemd. [eiseressen] hebben daar niet althans onvoldoende op gereageerd. Bovendien heeft de vereniging onweersproken gesteld dat naar aanleiding van het protest van [eiseressen] tegen twee van de drie leden van de telcommissie, twee andere leden zijn aangewezen tegen wie [eiseressen] geen bezwaar hadden. De aldus nieuw samengestelde telcommissie heeft vervolgens het daadwerkelijke tellen voor haar rekening genomen.

4.9.

[eiseressen] menen dat de bestuurders van de vereniging vanwege een belangenverstrengeling niet hadden mogen stemmen en dat de vergadering had moeten worden voorgezeten door een onafhankelijk persoon, niet zijnde een bestuurslid. Dit standpunt wordt niet gevolgd. Op grond van artikel 12 lid 12 van de statuten worden algemene vergaderingen geleid door de voorzitter. De bestuursleden zijn tevens lid van de vereniging en mogen als zodanig hun stemrecht uitoefenen op de ALV. Dat zij betrokken zijn bij de kwestie met [eiseressen], in die zin dat het hun autoriteit en reputatie was die door de coup werd aangetast, is geen grond om hun stemrecht te onthouden. Daarvoor is geen statutaire of wettelijke grondslag. Een bestuurslid mag alleen niet deelnemen aan de beraadslaging en de besluitvorming indien hij een persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging (artikel 2:44 lid 6 jo. lid 3 BW) en dat is hier niet aan de orde.

4.10.

[eiseressen] betogen dat er sprake is van een onrechtmatige gang van zaken, althans een gang van zaken die de geldigheid van de stemming aantast, als het gaat om de wijze waarop de stemming heeft plaatsgevonden. Zij wijzen erop dat de stembriefjes willekeurig werden uitgedeeld terwijl iedereen door elkaar liep, dat de ingevulde stembriefjes in een grote envelop gingen, dat de namen van [eiseressen] samen op één stembriefje stonden, dat de stemmen achter gesloten deuren werden geteld, dat er stembriefjes tijdens het stemmen verscheurd werden en door het bestuur nieuwe werden uitgedeeld, dat leden monddood werden gemaakt en [eiseressen] na de stemming geen bezwaar mochten maken.

De voorzieningenrechter stelt voorop dat de wet en de statuten geen bijzondere regels op dit punt bevatten. Het is aan de voorzitter om erop toe te zien dat elk lid ordentelijk zijn of haar stem kan uitbrengen, maar verdere formaliteiten gelden niet. Tegen die achtergrond heeft de vereniging toegelicht dat de stemming zo is verlopen dat voor iedereen duidelijk was waarover werd gestemd en dat de stemmen behoorlijk konden worden uitgebracht. Zij heeft gemotiveerd en onderbouwd gereageerd op ieder van de punten van [eiseressen] Zij heeft de presentielijst, de machtigingsformulieren, de ingevulde stembriefjes en verklaringen van de drie leden van de telcommissie overgelegd (producties 7 t/m 9 van de vereniging). [eiseressen] hebben vervolgens andere feiten aangedragen die de telling volgens hen ondeugdelijk maken, maar hebben dit verder niet onderbouwd. Met de voorliggende stukken hebben [eiseressen] voorshands onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de wijze waarop er is gestemd, ondeugdelijk is. Voorshands is voldoende gewaarborgd dat elk lid naar behoren kon stemmen en dat de stemmen zorgvuldig, per persoon over wier ontzetting kon worden gestemd, zijn geteld. Desgewenst kunnen [eiseressen] hun bezwaren in de bodemprocedure, waar anders dan in dit kort geding gelegenheid is om bewijs te leveren, nader onderbouwen en bewijzen.

4.11.

[eiseressen] zetten vraagtekens bij het aantal stemmen waarop het bekrachtigingsbesluit is gebaseerd en stellen dat sommige leden van de vereniging in strijd met de statuten twee keer hebben gestemd en meer volmachten hebben ingediend dan is toegestaan. De vereniging heeft daartegen aangevoerd dat een aantal leden een dubbel-lidmaatschap heeft. Dat systeem dateert van 2018 toen de vereniging is samengegaan met een andere vereniging. Sommige leden van die andere vereniging (met een nutstuin) waren tevens lid van de vereniging (met een verblijfstuin). Op de ALV van 17 maart 2018 is toen besloten dat die leden bij de overheveling van het lidmaatschap een dubbel-lidmaatschap kregen. Dat wil zeggen dat zij met hun twee tuinen twee keer op de ledenlijst staan, twee keer contributie betalen en dubbel stemrecht hebben. Het bestuur heeft ervoor gekozen om dat besluit, in aanvulling op de statuten, als addendum in het huishoudelijk reglement op te nemen. Daarbij is besloten een uitsterfbeleid te hanteren, dat wil zeggen dat dit alleen geldt voor de leden met een volkstuin en een verblijfstuin in het kader van de overname, en totdat hun lidmaatschap eindigt.

4.11.1.

De voorzieningenrechter stelt voorop dat het huishoudelijk reglement niet in strijd mag zijn met de statuten. Is dat wel het geval, dan zijn de bepalingen in de statuten leidend (artikel 2:14 lid 1 BW). De vraag is of het addendum een aanvulling is op de statuten (volgens de vereniging) of daarmee in strijd is (volgens [eiseressen]). In artikel 4 lid 4 van de statuten is bepaald dat aan een lid slechts één tuin in gebruik kan worden gegeven; dat is in overeenstemming met artikel 4 lid 2. In artikel 12 lid 5 van de statuten is vermeld dat een lid in de ALV één stem kan uitbrengen. Gezien de bewoordingen en de strekking van deze statutaire bepalingen, is het op deze wijze creëren van een dubbel-lidmaatschap met daarbij behorend twee stemmen in de ALV daarmee in strijd. Dat het bestuur heeft bepaald dat het gaat om een tijdelijke situatie waarvoor een uitsterfbeleid geldt, is een aanwijzing dat de vereniging zich dat ook realiseert. Die situatie duurt nu echter al 6 jaar en leidt ertoe dat het evenwicht in de vereniging, waar het gaat om de stemverhouding, is verstoord. De regeling in het huishoudelijk reglement kan dus op dit punt niet de regeling in de statuten opzij zetten. Daarmee is het geschil over de vraag of die regeling in het huishoudelijk reglement destijds volgens de regels tot stand is gekomen zonder belang.

4.11.2.

Dat brengt met zich dat de leden die een dubbele stem hebben uitgebracht, dat niet mochten doen. Verder hebben sommige van die leden kennelijk niet alleen zelf twee stemmen uitgebracht, maar ook gestemd op basis van twee volmachten, wat niet is toegestaan ingevolge artikel 12 lid 6 van de statuten.

Nu het bekrachtigingsbesluit tot stand is gekomen in strijd met artikel 12 leden 5 en 6 van de statuten – een statutaire bepaling die het tot stand komen van besluiten regelt – is het bekrachtigingsbesluit vernietigbaar op de voet van artikel 2:15 lid 1 sub a BW.

4.11.3.

De vereniging heeft, met een beroep op artikel 2:15 lid 3 sub a BW, echter aangevoerd dat [eiseressen] geen redelijk belang hebben bij hun beroep op de naleving van die verplichting, omdat hun beroep alsnog door de meerderheid van de leden ongegrond zou zijn verklaard, zelfs als geen rekening zou worden gehouden met de ongeldige stemmen van de leden met een dubbel-lidmaatschap. De vereniging maakt hier een terecht punt. Uit productie 12 van de vereniging (met facturen waarin contributie en kosten in rekening zijn gebracht) kan worden opgemaakt dat er slechts drie leden zijn met een dubbel-lidmaatschap ([naam 1], [naam 2] en [naam 3]). Dit blijkt ook uit de presentielijst van de ALV, waarin de leden met de tuinnummers staan vermeld. Deze drie leden hebben ieder twee keer gestemd, terwijl zij maar één stem hadden. En twee van deze leden ([naam 2] en [naam 3]) hebben daarnaast nog tweemaal gestemd op basis van een volmacht, terwijl ieder lid slechts eenmaal kan worden gemachtigd. Dat betekent dat vijf van de door hen uitgebrachte stemmen ongeldig zijn. De telcommissie heeft 50 stemmen voor ongegrondverklaring van het beroep van [eiseressen] en 9 stemmen voor gegrondverklaring geteld. Ook na correctie van de dubbelstemmen kan worden aangenomen dat nog steeds de meerderheid van de op de ALV aanwezige leden voor ontzetting van [eiseressen] heeft gestemd. Een quorumvereiste is er niet.

4.12.

In de bodemprocedure zal moeten worden beoordeeld in hoeverre de door [eiseressen] gestelde onrechtmatigheden komen vast te staan en, als dat het geval is, of die onrechtmatigheden zodanig ernstig zijn dat het bekrachtigingsbesluit moet worden vernietigd wegens strijd met de statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen en/of wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid die door artikel 2:8 BW worden geëist.